Personvernerklæring

Versjon 1.4 · Gjeldende fra 17. oktober 2026

1. Behandlingsansvarlig

NROF avdeling Notodden er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i NROF-appen (nrof.app). Appen er utviklet av avdelingen og er ikke en offisiell tjeneste fra Norsk Reservistforbund sentralt. Henvendelser om personvern rettes til post@technerd.no.

2. Hvilke personopplysninger vi behandler

Vi behandler opplysningene du selv oppgir, og opplysninger som oppstår gjennom bruk av appen:

• Navn og e-postadresse.
• Passord (lagres kryptert i innloggingstjenesten, aldri i klartekst).
• Ved medlemssøknad: adresse, telefonnummer, om du har avtjent førstegangstjeneste, ønskede aktiviteter og en eventuell begrunnelse.
• Profilbilde (valgfritt, lastes opp av deg selv).
• Avdelingstilknytning, rolle i appen og medlemsdato.
• Skytternivå og sanitetsnivå (kompetansenivåer — ikke helseopplysninger).
• Militær grad og forsvarsgren (valgfritt, oppgis av deg selv).
• Påmeldinger til aktiviteter, valgt klasse (tjeneste/åpen), samt venteliste- og deltakerstatus.
• Resultater fra stevner (poeng, treff, tid og lagtilhørighet) og gjennomførte aktiviteter.
• Kurskompetanse — hvilke kurs du har bestått, med dato og utsteder, som grunnlag for kursbevis.
• Betalingsopplysninger for medlemskontingent og aktivitets-/ deltakerbetalinger: beløp, betalingsmetode (Vipps/faktura), KID/referanse, forfall og betalingsstatus. Selve kortopplysningene håndteres av Vipps — vi lagrer dem ikke.
• Utlån fra avdelingens lager (Kasun): når du låner utstyr eller et våpen fra avdelingen, registreres navnet ditt, hva du har lånt (for våpen også våpentype, modell og serienummer), antall, tidspunkt for utlån, forventet og faktisk innlevering, og eventuelt avvik og kommentar.
• Hvis du er administrator eller standplassleder: hvem som har registrert endringer i avdelingens lager — uttak, innkjøp, tellinger og justeringer — med tidspunkt.
• E-post vi sender deg (f.eks. lenke for å sette nytt passord, bekreftelser, fakturaer og referater), med leveringsstatus.
• Varsler du får i appen, og tilbakemeldinger/henvendelser du sender oss.
• Tekniske driftsdata (f.eks. IP-adresse og tidspunkt) som oppstår i logger hos våre databehandlere for sikkerhet og feilsøking.

Vi behandler ikke særlige kategorier av personopplysninger (sensitive opplysninger etter art. 9). Sanitetsnivå er en førstehjelpskvalifikasjon, ikke en helseopplysning. Militær grad/forsvarsgren og førstegangstjeneste er alminnelige personopplysninger.

Dersom en arrangør legger til en gjesteskytter (en ekstern deltaker uten brukerkonto) i et stevne, lagres navn og lag/forbund kun for å føre opp vedkommende i resultatlisten for det aktuelle stevnet.

3. Formål med behandlingen

• Administrere medlemskap, roller og avdelingstilhørighet.
• Organisere og gjennomføre trening, stevner og kurs, inkludert påmelding, lagoppsett og gjennomføring.
• Registrere og vise resultater, kompetanse og «Aktiv Skytter»-status, og utstede kursbevis samt dokumentasjon som kan brukes som vedlegg til våpensøknad.
• Sende relevante varsler om aktiviteter og påmeldinger.
• Sende e-post som er nødvendig for kontoen din, som lenke for å sette nytt passord.
• Forvalte avdelingens lager av ammunisjon, utstyr og våpen, og ha sporbarhet på hvem som har lånt hva og når — særlig for våpen, av hensyn til sikkerhet og forsvarlig oppbevaring.
• Administrere og kreve inn medlemskontingent og aktivitets-/ deltakerbetalinger, og oppfylle regnskaps- og bokføringsplikt.
• Behandle henvendelser og tilbakemeldinger du sender oss.
• Drift, sikkerhet og feilsøking i tjenesten.

4. Behandlingsgrunnlag

• Avtale/medlemskap (personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav b): mesteparten av behandlingen er nødvendig for å administrere medlemskapet ditt og levere tjenestene i appen.
• Samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a): for valgfrie opplysninger du selv velger å oppgi — profilbilde, militær grad og forsvarsgren — og for at du godtar denne personvernerklæringen.
• Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f): for drift, sikkerhet og feilsøking, for å publisere resultatlister fra stevner (også for eksterne gjesteskyttere), og for sporbar registrering av utlån og lagerendringer i avdelingens lager (Kasun).
• Rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 bokstav c): oppbevaring av betalings- og regnskapsopplysninger i henhold til bokføringsregelverket.

5. Lagringstid, avslag og utmelding

Personopplysningene lagres så lenge du har en aktiv brukerkonto/medlemskap.

• Utmelding / sletting av konto: når du sletter profilen din (eller en administrator sletter den), fjernes personopplysningene dine permanent — profil, profilbilde, søknad, påmeldinger, egne resultater, kompetanse, henvendelser og varsler. Oppføringen din forsvinner da også fra resultatlister.
• Betalingsopplysninger (unntak): registrerte betalinger beholdes så lenge bokføringsregelverket krever det, men anonymiseres ved sletting — koblingen til deg fjernes, slik at kun beløp, dato og referanse står igjen for regnskapet.
• Møtereferat (unntak): vedtatte møtereferater er foreningsdokumentasjon og kan beholdes selv om navn forekommer i dem.
• Lager- og utlånshistorikk (unntak): loggen over utlån og lagerendringer i Kasun er avdelingens dokumentasjon av beholdningen, særlig av våpen og ammunisjon, og kan ikke redigeres eller slettes. Den beholdes derfor ved sletting av kontoen din, men anonymiseres — koblingen til deg fjernes, slik at det bare står igjen hva som skjedde og når. Utstyr og våpen du har lånt, bør leveres inn før kontoen slettes.
• Avslått søknad: dersom en søknad ikke godkjennes, slettes brukeren og opplysningene som ble oppgitt.
• Enkelte tekniske logger hos databehandler kan oppbevares en kort periode av sikkerhetshensyn før de slettes automatisk.

6. Databehandlere

Appen driftes hos underleverandører som behandler opplysninger på vegne av NROF avdeling Notodden:

• Supabase — database, innlogging og fillagring. Dataene lagres innenfor EU (Irland). Det er inngått databehandleravtale (DPA) med Supabase.
• Vercel — drift av selve applikasjonen (serveren kjøres i EU, Dublin).
• Resend — utsending av all e-post fra appen (avsender noreply@nrof.app), både e-post om innlogging og nytt passord og øvrige e-poster som bekreftelser, varsler, fakturaer og referater. Resend behandler da navn, e-postadresse, innholdet i e-posten og leveringsstatus. Utsendingen skjer fra Resends EU-region (Irland), men leverandøren er etablert i USA, og overføring skjer på grunnlag av EUs standardavtaler / gyldig overføringsgrunnlag.
• Vipps MobilePay — behandler betalingsopplysninger når du betaler med Vipps (gjelder kun ved bruk av Vipps-betaling).

Det er inngått databehandleravtale (DPA) med databehandlerne som behandler personopplysninger på vegne av NROF avdeling Notodden. Opplysninger deles ikke med andre tredjeparter, og selges ikke.

7. Hvem som ser opplysningene

Tilgangen styres etter rolle og avdeling. Administratorer ser opplysninger om medlemmene i egen avdeling. Opplysningene i avdelingens lager (Kasun), inkludert hvem som har lånt utstyr og våpen, er bare synlige for administrator og standplassleder i samme avdeling, samt appens superadministratorer. Andre medlemmer og andre avdelinger har ikke tilgang.

8. Dine rettigheter

Etter personvernregelverket har du rett til å:

• få innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg,
• få rettet uriktige opplysninger,
• få slettet opplysninger («retten til å bli glemt»),
• be om begrensning av behandlingen,
• få utlevert opplysningene dine i et maskinlesbart format (dataportabilitet),
• klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med regelverket.

For innsyn, retting eller sletting, kontakt post@technerd.no. Mye kan du også gjøre selv under «Min konto» i appen.

9. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen. Ved endringer i innholdet publiseres en ny versjon, og du vil bli bedt om å godta den på nytt neste gang du logger inn. Gjeldende versjon er alltid tilgjengelig for lesing fra innloggingssiden og fra «Min side».